1. A DIRF busca os dados do processamento mensal de cada funcionário, nos campos de IRRF Salário, IRRF Férias (por ocasião das férias) e IRRF 13o.Salário (quando for o caso) – pegando a Base Bruta do IRRF, as Deduções e o Valor Retido do Imposto. Diante do exposto, é correto dizer que a DIRF “não recalcula ” nenhuma informação, apenas busca as mesmas do movimento mensal de cada funcionário, jogando os valores nos períodos de acordo com a data de pagamento. Sendo assim, para quem já teve problemas com Bases de IRRF na DIRF, recomenda-se uma revisão anual na Tabela de Eventos, na parte das “INCIDÊNCIAS” dos Impostos, pois se for constatado um erro de parametrização somente na hora da geração, a alteração efetuada só terá efeito a partir dos próximos cálculos de Folha.
2. Pela natureza do IRRF, a DIRF deve ser gerada pelo Regime de Caixa, ou seja, o fato gerador é a data de pagamento, seja de folha, férias, ou Rescisões.
3. Antes de gerar a DIRF propriamente dita, o usuário deverá atentar a dois passos:
3.1 Acessar o Menu Comprovante de Rendimentos, Opção “ATUALIZAR CÓDIGOS DE IRRF”.
Esta opção geralmente já está “configurada” adequadamente nos clientes, mas deve ser observada no caso de cadastramento de novos eventos ou utilização de eventos já cadastrados, mas que ainda não haviam sido utilizados.
Ex.: Evento de Despesas Médicas, Hospitalares, Alugueis, Diárias ou Ajudas de Custo, etc. – devem ser configurados de acordo com sua classificação no Comprovante de Rendimentos – para que o sistema possa jogar os valores apurados durante o ano nestes códigos, no Comprovante.
É IMPORTANTE RESSALTAR QUE ESTA OPÇÃO DIZ RESPEITO APENAS AOS EVENTOS DIFERENCIADOS, COMO OS CITADOS NO EXEMPLO ACIMA – OS DEMAIS EVENTOS, QUE SÃO A GRANDE MAIORIA, DEVERÃO ESTAR CLASSIFICADOS NESTA ROTINA COM O TIPO “EVENTO NORMAL” .
3.2 Desde a DIRF ano base 2010 é necessário enviar as informações referentes aos valores de Plano de Saúde descontado dos funcionários durante o ano. O W.GEP irá gerar essas informações automaticamente desde que durante o ano as configurações referente ao Plano de Saúde tenham sido feitas corretamente (Cadastro de Funcionários, aba Complementar II, Operadora Plano de Saúde). Caso contrário, também é possível incluir essas informações diretamente na Manutenção dos Acumulados (Meios Magnéticos – Comprovante de Rendimentos – Manutenção Acumulados, aba Plano de Saúde).
3.2 Acessar o Menu Comprovante de Rendimentos, opção “GERAÇÃO DOS ACUMULADOS PARA DIRF”.
Nesta Opção o Sistema vai “preparar” as informações para Emissão do Comprovante de Rendimentos e posterior geração da DIRF. Nos ultimos anos, pela obrigatoriedade do fato gerador na data de pagamento, deve-se assinalar a opção “Regime de Caixa” sempre que o usuário for gerar os acumulados para IRRF.
Após a geração dos acumulados, o usuário ainda poderá dar manutenção nestes dados (se necessário), a partir da rotina “MANUTENÇÃO DOS ACUMULADOS DE IRRF”, opção de menu que vem logo na sequencia às demais. Nesta opção podem ser complementados “dados externos” ao processamento no W.GEP, como Previdencia Privada, Rendimentos com Alugueis, Lucros e Dividendos, etc.
4. Após estes procedimentos, pode-se então emitir a relação de conferência da DIRF ou então partir diretamente para a geração da mesma (gera os diretores e colaboradores da empresa com codigo de retenção 0561).
Observação: Caso tenham sido informados durante o ano base movimento de autonomos dentro do sistema, com Base de IRRF e Valor de Imposto Retido, os mesmos serão agregados ao arquivo DIRF da empresa, com código de retenção 0588.